W 2024 roku zaczyna obowiązywać ustawa The Economic Crime and Corporate Transparency Act, która wprowadza szereg zmian i nowych obowiązków dla właścicieli, dyrektorów oraz osób zarządzających spółkami w Wielkiej Brytanii. Dlatego jeśli posiadasz lub planujesz rozpocząć prowadzenie firmy na terenie Wielkiej Brytanii, zapraszamy do naszej najnowszej lektury, z której dowiesz się jak przygotować się do zmian w brytyjskim prawie spółek.

Ustawa uprawnia Companies House do odgrywania bardziej znaczącej roli w zwalczaniu przestępczości gospodarczej, wspieraniu wzrostu gospodarczego oraz ma na celu umocnienie pozycji Wielkiej Brytanii jako jednego z najlepszych miejsc na świecie do rozpoczęcia i rozwijania firmy. Z biegiem czasu te środki mają doprowadzić do poprawy przejrzystości oraz dokładniejszych i bardziej wiarygodnych informacji w rejestrach co w rezultacie poprawi zaufanie do gospodarki Wielkiej Brytanii.

Spis treści

Najważniejsze zmiany

Poniżej przedstawiamy najważniejsze zmiany, które wprowadza nowa ustawa. W kolejnych akapitach znajdują się szczegóły wszystkich zmian.

Zmiany obejmują między innymi:

wprowadzenie weryfikacji tożsamości wszystkich nowych i istniejących dyrektorów spółek, osób sprawujących znaczącą kontrolę (PSC) oraz osób składających dokumenty i wnioski w imieniu spółek
poszerzenie uprawnień Companies House, w kierunku pilnowania tworzenia nowych firm i wiarygodności zawartych tam danych
korzystanie z najnowszych osiągnięć technologii cyfrowej, które pozwolą na uzyskanie bardziej wiarygodnych i dokładnych informacji finansowych w rejestrze
zostaną podjęte kroki w celu oczyszczenia rejestru z niedokładnych informacji
zapewnienie Companies House skuteczniejszych uprawnień wykonawczych i zwiększenie zdolności do dzielenia się istotnymi informacjami z partnerami
wzmocnienie ochrony danych osobowych w celu ochrony osób fizycznych przed oszustwami i innymi szkodami

Kogo dotyczą zmiany w Companies House?

Zgodnie z nową ustawą The Economic Crime and Corporate Transparency Act zmiany będą obejmowały:

wszystkich nowych oraz obecnych dyrektorów spółek
osób posiadających znaczącą kontrolę nad firmą (PSC)
każdego, kto składa dokumenty i wnioski w imieniu firmy (np. księgowych i agentów zajmujących się zakładaniem spółek)

Nowe przepisy mają zastosowanie do wszystkich podmiotów zarejestrowanych w Companies House, w tym:

spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (LTD, LLP)
spółki akcyjne (PLC)
spółki komandytowe (LP)
spółki interesu społecznego (CIC)
firmy zagraniczne

Ustawodawstwo ma zastosowanie do spółek i innych podmiotów zarejestrowanych w Anglii i Walii, Szkocji i Irlandii Północnej.

Weryfikacja tożsamości

Companies House wprowadzi nowy proces weryfikacji tożsamości, aby pomóc odstraszyć osoby chcące wykorzystywać firmy do celów niezgodnych z prawem.

Każdy, kto zakłada, prowadzi, jest właścicielem lub kontroluje firmę w Wielkiej Brytanii, będzie musiał zweryfikować swoją tożsamość, aby udowodnić, że jest tym, za kogo się podaje.

W nadchodzących miesiącach Companies House poda szczegóły, kiedy te zmiany wejdą w życie i w jaki sposób będzie działał proces weryfikacji tożsamości.

Kto musi zweryfikować swoją tożsamość

W przypadku nowych spółek LTD wszyscy dyrektorzy i osoby posiadające znaczącą kontrolę (PSC) będą musiały przejść weryfikację tożsamości.

Weryfikacja tożsamości będzie dotyczyć także innych typów rejestracji. Na przykład wszyscy członkowie spółki LLP również będą musieli zweryfikować swoją tożsamość.

W przypadku istniejących spółek wszyscy dyrektorzy (lub ich odpowiedniki) i PSC będą mieli okres przejściowy na zweryfikowanie swojej tożsamości w Companies House.

Ponadto każda osoba działająca w imieniu firmy będzie również musiała zweryfikować swoją tożsamość, zanim będzie mogła przesłać informacje do rejestru.

Jak zweryfikować swoją tożsamość w Companies House?

Weryfikacji można będzie dokonać bezpośrednio w Companies House lub za pośrednictwem autoryzowanego agenta.

Companies House wprowadzi usługę weryfikacji tożsamości za pomocą dokumentów tożsamości, takich jak np. paszport. Dostępna będzie szeroka gama wsparcia i usług, które pomogą w tym procesie.

Autoryzowani agenci Companies House to osoby lub organizacje, które podejmują nadzorowane działania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) i są to np: agenci zakładania spółek, prawnicy, księgowi.

Autoryzowani agenci mają już obowiązek przeprowadzania kontroli wszystkich swoich klientów. Proces weryfikacji tożsamości Companies House będzie opierał się na tych istniejących kontrolach.

Zmiany w składaniu sprawozdań finansowych (Accounts)

W ramach działań zmierzających do modernizacji i digitalizacji sposobów składania wniosków, zmienia się również sposób składania rocznych sprawozdań finansowych w Companies House. Zgodnie z nową ustawą składanie sprawozdań finansowych spółki będzie możliwe jedynie za pomocą dedykowanego oprogramowania.

Dotyczy to dyrektorów, którzy sami składają sprawozdania finansowe, oraz spółek, które do składania rocznych sprawozdań finansowych korzystają z pomocy zewnętrznych agentów lub księgowych.

Przejście na prowadzenie rachunków wyłącznie za pomocą oprogramowania będzie wprowadzane stopniowo w ciągu najbliższych 2–3 lat. Termin wprowadzenia zmiany będzie zależał od rodzaju sprawozdań, jakie składa Twoja firma.

Zmiany w składaniu deklaracji zgodności (Confirmation Statement)

Każda spółka, także nieaktywna i niehandlowa, musi złożyć oświadczenie potwierdzające przynajmniej raz w roku. Potwierdza tym samym, że posiadane przez Companies House informacje na temat firmy są aktualne.

Firmy muszą złożyć Confirmation Statement, nawet jeśli w ostatnim roku nie zaszły żadne zmiany.

Zgodnie z ustawą od marca 2024 r. wszystkie firmy będą musiały podać adres e-mail, który Companies House będzie używać do komunikacji z firmą (nie będzie on dostępny publicznie).

Nowe firmy będą musiały podać adres e-mail podczas rejestracji, natomiast

istniejące firmy będą musiały podać adres e-mail przy składaniu kolejnego oświadczenia potwierdzającego.

Ponadto przy kolejnych sprawozdaniach wszystkie spółki będą musiały potwierdzić, że zamierzone przyszłe działania spółki będą zgodne z prawem. Bez tego oświadczenia nie będzie możliwości złożenia oświadczenia potwierdzającego.

Adresy siedziby spółek (Registered office addresses)

Od marca 2024 r. wejdą w życie nowe zasady dotyczące adresów siedziby, co oznacza, że spółki muszą zawsze mieć „właściwy adres” jako swoją siedzibę. Właściwy adres to taki, pod którym:

należy spodziewać się, że wszelkie dokumenty przesyłane do siedziby spółki dotrą do osoby działającej w imieniu spółki
wszelkie dokumenty przesłane na ten adres mogą być rejestrowane poprzez potwierdzenie doręczenia

Zmiany te oznaczają, że nie będzie można już używać skrytki pocztowej jako adresu siedziby swojej firmy. Companies House podejmie działania wobec firm, które nie posiadają odpowiedniego adresu siedziby.

Jeśli Companies House uzna, że siedziba firmy jest nieodpowiednia, zmieni ją na adres domyślny Companies House. Jeżeli siedziba firmy zostanie przeniesiona na domyślny adres, firma musi w ciągu 28 dni podać odpowiedni adres wraz z dowodem własności, w przeciwnym razie rozpoczęty zostanie proces o wykreślenie spółki z rejestru.

Zmiany w opłatach do Companies House

W 2024 roku mają również wzrosnąć opłaty do Companies House. Co ważne opłaty Companies House ustalane są na zasadzie zwrotu kosztów i nie zmieniły się od 2016 roku.

Nie mamy jeszcze informacji na temat zmian w opłatach ani kiedy wejdą one w życie, ale na pewno będziemy o tym informować.

Rejestr podmiotów zagranicznych

Rejestr podmiotów zagranicznych wszedł w życie w Wielkiej Brytanii 1 sierpnia 2022 r. na mocy ustawy Economic Crime (Transparency and Enforcement) Act 2022. Rejestr ten stanowi kluczowy element rządowej strategii zwalczania globalnej przestępczości gospodarczej.

Od 1 sierpnia 2022 r. podmioty zagraniczne, które chcą kupić, sprzedać lub przenieść nieruchomość lub ziemię w Wielkiej Brytanii, muszą zarejestrować się w Companies House i poinformować, kim są faktyczni właściciele lub członkowie zarządu.

Dotyczy to również z mocą wsteczną podmiotów zagranicznych, które kupiły nieruchomości lub grunty w dniu lub po:

1 stycznia 1999 r. w Anglii i Walii
8 grudnia 2014 w Szkocji

Rejestr utworzono w celu poprawy przejrzystości w zakresie własności i kontroli podmiotów zagranicznych będących właścicielami gruntów w Wielkiej Brytanii. Informacje te są publicznie dostępne w Companies House.

Każdemu, kto nie zastosuje się do tych zaleceń, grożą poważne konsekwencje, w tym:

ograniczenia dotyczące sprzedaży, dzierżawy lub pobierania opłat za swoje grunty
kary finansowe
oskarżenie

Ochrona informacji zawartych w rejestrze Companies House

Ustawa wprowadza środki zapobiegające nadużyciom związanym z wykorzystaniem danych osobowych przechowywanych w rejestrze Companies House.

Jednym z celów jest zrównoważenie potrzeby przejrzystości oraz ochrony danych osobowych.

Środki te wejdą w życie etapowo w ciągu najbliższych dwóch lat.

Zgodnie z ustawą osoby fizyczne będą mogły ubiegać się o zatajenie z dokumentów historycznych następujących informacji:

adresów zamieszkania, w większości przypadków, gdy są podane w innym miejscu rejestru (na przykład, gdy są używane jako adres siedziby)
dat urodzenia dla dokumentów zarejestrowanych przed 10 października 2015 r. (od 10 października 2015 r. publicznie wyświetlany jest jedynie miesiąc i rok urodzenia)
podpisów
zawodu

Osoby, które są osobiście narażone na ryzyko krzywdy fizycznej lub przemocy w wyniku umieszczenia ich danych osobowych w publicznym rejestrze Companies House (na przykład osoby, które doświadczyły przemocy domowej), będą mogły ubiegać się o ochronę ich danych przed widokiem publicznym.

Informacje, które można chronić przed widokiem publicznym, obejmują:

imię (lub poprzednie imiona)
wrażliwe adresy, których ujawnienie publiczne naraża mieszkańców na ryzyko (np. schronisko dla ofiar przemocy domowej dla kobiet)
w najpoważniejszych przypadkach wszystkie inne dane, np. adres do doręczeń i częściowa data urodzenia

Wszystkie te środki będą wymagały prawodawstwa wtórnego, zanim zostaną wdrożone.

Jeśli jesteś dyrektorem lub właścicielem spółki lub dopiero planujesz założenie nowej firmy lub innego rodzaju podmiotu, musisz wziąć pod uwagę zmiany i nowe obowiązki, które wprowadza ustawa. Ważne jest, aby zrozumieć, jak te zmiany wpłyną na Ciebie i Twoją firmę.

O autorze

Jacek Łagódka

CFO | DORADCA KLIENTA BIZNESOWEGO at Oak&Berry

Z wykształcenia księgowy, w Oak & Berry zajmuje się obsługą spraw klientów - rejestracją spółek Ltd, uzyskiwaniem licencji, kontaktami z urzędami i partnerami w Anglii oraz zespołem księgowych. Do swoich zadań podchodzi z pełnym zaangażowaniem, rzetelnie i terminowo. W wolnym czasie pasjonat podróży, najczęściej możecie go spotkać na alpejskich stokach jeżdżącego na snowboardzie.