Obowiązkowa weryfikacja tożsamości w Companies House 2025

Spis treści

Wprowadzenie

Od 18 listopada 2025 roku zaczynają obowiązywać istotne zmiany w funkcjonowaniu rejestru spółek w Wielkiej Brytanii. Celem jest zwiększenie przejrzystości gospodarczej, ograniczenie ryzyka nadużyć oraz zapewnienie, że osoby pełniące kluczowe role w spółkach – dyrektorzy oraz osoby mające znaczący wpływ („PSCs” – people with significant control) – faktycznie są tymi, za których się podają. W praktyce oznacza to, że od tej daty każda taka osoba będzie musiała zweryfikować swoją tożsamość w wyniku czego otrzyma osobisty kod do Companies House, niezbędny do składania deklaracji i zmian w spółce. (GOV.UK)

Kto musi zweryfikować swoją tożsamość

Obowiązek weryfikacyjny dotyczy kilku kategorii osób:

Dyrektorów (lub równoważnych osób), którzy od 18 listopada muszą podać swój „personal code” przy najbliższym składanym potwierdzeniu (confirmation statement) lub podczas rejestracji nowej spółki.
Osób mających znaczący wpływ (PSCs) – w zależności od sytuacji: jeśli ktoś jest jednocześnie dyrektorem i PSC tej samej spółki, kod osobisty trzeba przekazać zarówno jako dyrektor, jak i jako PSC.

Wymagania techniczne dla procesu weryfikacji to m.in. co najmniej jeden z dokumentów tożsamości (paszport biometryczny, brytyjskie prawo jazdy, brytyjskie BRP/BRC) oraz adres i rok zamieszkania. Jeśli nie ma się odpowiednich dokumentów, możliwa jest alternatywa – wizyta w urzędzie pocztowym, użycie danych banku lub wykorzystanie autoryzowanego agenta (ACSP). (GOV.UK)

Jak przebiega proces weryfikacji

Proces weryfikacji jest dostępny online przez cyfrową platformę („GOV.UK One Login”). Osoba weryfikowana otrzymuje kod osobisty („personal code”), który następnie przekazuje do Companies House jako część procedury potwierdzającej. Proces ten można zwykle ukończyć w ciągu kilku minut.

Dla tych, którzy nie mają wymaganych dokumentów albo wolą opcję “offline”, dostępna jest weryfikacja w placówce pocztowej lub za pomocą banku/instytucji finansowej. (GOV.UK)

Dlaczego to się zmienia i jaki ma być efekt

Celem zmian jest uczynienie rejestru spółek bardziej wiarygodnym i przejrzystym. Dotychczas ponad milion osób już dobrowolnie przeszło weryfikację. Dzięki temu firmy, ich klienci oraz organy regulacyjne zyskują lepszy poziom ochrony przed nadużyciami gospodarczymi. (GOV.UK)

Co to oznacza dla przedsiębiorców i osób pełniących funkcje w spółkach

Dla dyrektorów spółek i PSC oznacza to, że od 18 listopada każdy z nich musi upewnić się, iż:

przeszedł lub przejdzie weryfikację tożsamości w odpowiednim terminie,
otrzymał i zachował swój kod osobisty,
przekazał ten kod wraz z innymi wymaganymi informacjami jako część procesu potwierdzenia lub rejestracji.

Jeśli prowadzisz spółkę lub jesteś osobą z władzą w spółce, warto już dziś sprawdzić stan swojego profilu w Companies House, upewnić się, że masz właściwe dokumenty, adres e-mail i dostęp do GOV.UK One Login. Warto również pamiętać, że kod tworzy się na konkretne role – jeżeli ktoś pełni wiele ról, może być konieczne przekazanie kodu dla każdej.

Niewywiązanie się z tego obowiązku spowoduje brak możliwości składania deklaracji oraz zgłaszania zmian w spółce do Companies House, przede wszystkim deklaracji Confirmation Statement. Brak złożenia tej deklaracji skutkuje rozpoczęciem procedury zamknięcia spółki z urzędu przez Companies House, dlatego jest to takie ważne.

O problemie ze złożeniem deklaracji Confirmation Statement w terminie, zamknięciu spółki i następnie o procesie przywrócenia pisaliśmy w innym wpisie na blogu – https://oakandberry.com/przywrocenie-spolki-ltd-companies-house/

Wskazówki praktyczne

Nie odkładaj na ostatnią chwilę – chociaż proces trwa „kilka minut”, może się przeciągnąć jeśli dokumenty są niekompletne lub dane niezgodne.
Sprawdź, czy Twój dokument tożsamości spełnia wymagania: np. jest to paszport biometryczny albo brytyjskie prawo jazdy.
Upewnij się, że posiadasz dostęp do e-maila i możesz utworzyć lub zalogować się do GOV.UK One Login – jeden e-mail może być użyty tylko raz.
Zachowaj swój kod osobisty w bezpiecznym miejscu – to kluczowa część procedury.

Podsumowanie

Nadchodzące zmiany w Companies House to nie tylko formalność — to obowiązek, który bezpośrednio wpływa na możliwość prowadzenia działalności w Wielkiej Brytanii. Weryfikacja tożsamości dyrektorów, PSC oraz autoryzowanych agentów ma zapewnić większą przejrzystość, bezpieczeństwo i wiarygodność całego rejestru spółek. Brak weryfikacji może skutkować poważnymi konsekwencjami: od odrzuconych zgłoszeń, przez niemożność złożenia Confirmation Statement, aż po ryzyko wszczęcia procedury likwidacyjnej wobec spółki.

Dlatego warto przygotować się wcześniej, zebrać dokumenty, upewnić się, że dostęp do GOV.UK One Login działa prawidłowo, i przeprowadzić weryfikację w odpowiednim terminie. Dzięki temu proces prowadzenia spółki pozostanie płynny, a Ty unikniesz niepotrzebnych problemów.

Chcesz mieć pewność, że wszystko wykonasz poprawnie?

Skontaktuj się, a pomożemy Ci sprawdzić wymagania oraz przejść cały proces krok po kroku.

Wypełnij formularz na naszej stronie i rozpocznij proces jeszcze dziś!

O autorze

Jacek Łagódka

Managing Director | Accounting Advisor at Oak&Berry

Od ponad 10 lat związany z brytyjskim rynkiem księgowym i biznesowym. Specjalizuje się w obsłudze przedsiębiorców prowadzących działalność w Wielkiej Brytanii, ze szczególnym uwzględnieniem firm działających pomiędzy Polską a UK. W Oak & Berry odpowiada za rozwój firmy, współpracę z klientami oraz doradztwo w zakresie prowadzenia biznesu na rynku brytyjskim.