Jesteś dyrektorem w spółce LTD? Nawet jeśli nie mieszkasz na stałe w Wielkiej Brytanii, przynajmniej raz w roku powinieneś zwoływać oficjalne zebranie wszystkich dyrektorów i udziałowców. Dowiedz się jak przygotować i co powinien zawierać protokół dokumentujący posiedzenie członków zarządu.
Pierwsze posiedzenie zarządu – Board Meeting
Przyjmuje się, że w ciągu miesiąca od rozpoczęcia działalności dyrektor spółki LTD powinien zwołać pierwsze spotkanie wszystkich członków zarządu (tzw. board meeting), czyli dyrektorów i udziałowców. Nie jest to wymóg formalny, jednak nie warto zwlekać z organizacją board meeting, zwłaszcza w przypadku przedsiębiorców, którzy nie mieszkają na stałe na terenie Wielkiej Brytanii. Protokół z takiego zebrania może być bowiem przydatny podczas ubiegania się o status rezydencji podatkowej. W przypadku kontroli z polskiego urzędu skarbowego stanowi również mocny dowód na to gdzie znajduje się centrum interesów spółki.
Sprawy, które zwykle są rozpatrywane na pierwszym posiedzeniu zarządu, obejmują:
- wyznaczenie przewodniczącego zebrania,
- ustalenie porządku obrad,
- wyjaśnienie misji i celów firmy zawartych w jej statucie (Memorandum and Articles of Association),
- omówienie szczegółów dotyczących utworzenia spółki tj.:
- siedziba firmy,
- wysokość kapitału zakładowego,
- rejestr członków zarządu,
- dane osób sprawujących znaczącą kontrolę w firmę (persons of significant control),
- wyznaczenie audytorów spółki,
- wybranie banku firmowego,
- ustalenie daty zakończenia roku finansowego (accounting reference date),
- rejestracja w HMRC (system PAYE, podatek VAT itp.),
- ustalenie jakie informacje powinny trafić do protokołu z zebrania,
- wybranie daty następnego posiedzenia zarządu.
W praktyce podczas board meeting można poruszyć dowolne kwestie związane z działalnością firmy, które w ocenie uczestników spotkania wymagają dokładniejszego omówienia. Więcej na ten temat możesz przeczytać w naszym artykule o board meeting w spółce limited, w którym wyjaśniamy, dlaczego warto organizować takie zebrania.
Mimo że ustawodawca nie narzuca przedsiębiorcom, jak powinny wyglądać spotkania zarządu, to każde z nich obowiązkowo musi zostać udokumentowane specjalnym protokołem tzw. minutes of board meeting.
Co to jest Minutes of Board Meeting?
Minutes of board meeting to nic innego jak protokół dokumentujący przebieg zgromadzenia zarządu spółki LTD. Obowiązek przygotowania protokołu spoczywa na dyrektorze firmy. Musi on go spisać nawet jeśli prowadzi jednoosobową działalność i co za tym idzie jest jedynym członkiem zarządu. Protokół powinien uwzględniać takie informacje jak:
- dokładną datę, godzinę i miejsce posiedzenia (które powinno się odbyć na terenie Wielkiej Brytanii),
- dane wszystkich osób obecnych na spotkaniu,
- dane przewodniczącego,
- porządek obrad,
- omawiane sprawy oraz decyzje podjęte podczas spotkania.
Kopia protokołu powinna zostać przekazana każdemu z dyrektorów, niezależnie od tego, czy byli obecni na posiedzeniu, czy nie. Należy ją również przechowywać w bezpiecznym miejscu przez okres 10 lat od daty posiedzenia zarządu.
Minutes of board meeting stanowi ważny dokument i powinien być przygotowywany zgodnie z wymogami brytyjskiego prawa. Stanowi on bowiem dowód przebiegu posiedzenia i potwierdza ważność decyzji, które zostały na nim podjęte. Niewywiązanie się z tego obowiązku jest uważane za przestępstwo i może podlegać karze grzywny. Do odpowiedzialności mogą zostać pociągnięte wszystkie osoby odpowiedzialne za udokumentowanie spotkania.
Pobierz darmowy wzór protokołu z pierwszego posiedzenia zarządu
Minutes of board meeting musi być sporządzony po każdym spotkaniu zarządu, jednak jak łatwo się domyślić, najwięcej problemów zazwyczaj przysparza przygotowanie go po raz pierwszy. Dlatego dla wszystkich naszych czytelników stworzyliśmy darmowy wzór protokołu z pierwszego posiedzenia zarządu.
Szablon został zweryfikowany przez naszych specjalistów z działu prawno – księgowego. Dzięki temu masz pewność, że spełnia wszystkie wytyczne i jest ważny w świetle brytyjskiego prawa.
Protokół możesz zmodyfikować, tak aby dopasować go do własnych potrzeb i scenariusza pierwszego posiedzenia zarządu.
Dołącz do #CzytelniaPrzedsiębiorcy i odbierz darmowy wzór protokołu.
[mailerlite_form form_id=3]
Z wykształcenia księgowy, w Oak & Berry zajmuje się obsługą spraw klientów - rejestracją spółek Ltd, uzyskiwaniem licencji, kontaktami z urzędami i partnerami w Anglii oraz zespołem księgowych. Do swoich zadań podchodzi z pełnym zaangażowaniem, rzetelnie i terminowo. W wolnym czasie pasjonat podróży, najczęściej możecie go spotkać na alpejskich stokach jeżdżącego na snowboardzie.
Jacek Łagódka