Prowadzisz działalność w formie angielskiej spółki Limited? Sprawdź, czym jest Board Meeting, jak poprawnie je przeprowadzić i udokumentować, oraz dlaczego organizacja takiego spotkania może przynieść Ci wymierne korzyści.

Board Meeting (lub Directors’ Meeting) to oficjalne spotkanie dyrektorów spółki Limited, które musi być przeprowadzone na terenie Wielkiej Brytanii. Zwyczajowo zwoływane jest raz na rok obrotowy spółki. W jakim celu? Przede wszystkim po to, by podjąć decyzje kluczowe dla rozwoju naszej działalności – zarówno w zakresie prawnym, jak i finansowym. Co ciekawe, brytyjskie prawo nie wskazuje, gdzie powinno odbywać się Board Meeting – można więc przeprowadzić je w dowolnym miejscu: biurze, hotelu czy nawet kawiarni.

Board Meeting i dokumentacja

Jak wygląda spotkanie Board Meeting? Zgodnie z informacjami zawartymi w sekcji 248 Companies Act 2006, nie ma co do tego określonych wymagań, ale koniecznie powinno ono zostać zakończone sporządzeniem protokołu, tzw. minutes of board meeting. Należy zawrzeć w nim informacje o dacie, godzinie i miejscu spotkania, wymienić nazwiska wszystkich dyrektorów spółki (nawet jeżeli nie każdy mógł uczestniczyć w zebraniu) oraz innych gości Board Meeting, wraz z opisem pełnionej przez nich roli. Konieczne jest również wyznaczenie osoby, która będzie sprawować funkcję przewodniczącego Board Meeting – jej nazwisko także powinno znaleźć się w protokole. Do powyższych danych należy dołączyć opis porządku zebrania oraz decyzji podjętych przez każdego ze zgromadzonych dyrektorów. Tak sporządzony dokument należy przechowywać przez okres 10 lat. Każdy dyrektor spółki powinien posiadać jego osobną kopię.

Czy każda osoba prowadząca firmę w Anglii musi organizować Board Meeting? Nie, ale w przypadku przedsiębiorców mieszkających w Polsce przeprowadzenie takiego spotkania i sporządzenie podsumowującego je protokołu może okazać się przydatne, jeśli chcemy ubiegać się o certyfikat rezydencji podatkowej. Pomoże także w razie pojawienia się pytań ze strony polskiego fiskusa – dla urzędu skarbowego tego rodzaju dokument będzie stanowił jasne potwierdzenie, że głównym ośrodkiem interesów firmy jest Wielka Brytania i to właśnie w tym miejscu podejmowane są kluczowe dla spółki decyzje.

Board Meeting i General Meeting

Spotkanie zarządu Board Meeting często bywa mylone z innym, podobnie brzmiącym pojęciem – General Meeting, czyli zebraniem udziałowców danej spółki. Zgodnie z brytyjskim prawem, takie spotkanie musi odbyć się w zgodzie z szeregiem wymogów organizacyjnych. Do najważniejszych z nich należy m.in. konieczność powiadomienia udziałowców o planowanym spotkaniu z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem oraz sporządzenie protokołu z przebiegu zebrania, tzw. minutes of general meeting.

Jak wynika z sekcji 319 Companies Act, do przeprowadzenia General Meeting w spółce z jednym udziałowcem niezbędna jest jego obecność. W przypadku firm posiadających więcej niż jednego udziałowca, konieczne jest zgromadzenie minimum dwóch spośród nich.

Głosowanie podczas General Meeting opisuje dokładnie sekcja 319 Companies Act. Zgodnie z jej zapisami, każdego wyboru dokonuje się poprzez podniesienie rąk, a jedna osoba może oddać jeden głos. Wynik głosowania należy zawrzeć w minutes of general meeting.

Zapytaj o Board Meeting w spółce Limited

Chciałbyś przeprowadzić spotkanie zarządu swojej spółki, ale nie wiesz, jak je zorganizować? Masz pytania dotyczące jego przebiegu lub dokumentacji? Skontaktuj się z nami – nasi specjaliści wyjaśnią wszelkie wątpliwości i chętnie podzielą się przydatnymi sugestiami.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak aktualny certyfikat rezydencji podatkowej może pomóc Ci uniknąć płacenia podatku u źródła, kliknij tutaj.

Czytaj również:

Dlaczego Polacy wolą prowadzić biznes za granicą?
Sprawdź, w których branżach możesz działać jako spółka Limited
Prowadzenie firmy w Anglii i Polsce – praktyczne porównanie