Obowiązki podatkowe i ZUS polskich rezydentów pełniących funkcje w spółkach brytyjskich

Jeśli jesteś polskim rezydentem podatkowym i pełnisz funkcję dyrektora w brytyjskiej spółce Ltd, masz określone obowiązki podatkowe i ubezpieczeń zarówno wobec brytyjskiego systemu (HMRC), jak i polskiego (PIT, ZUS).

Spis treści

1. Rezydencja podatkowa jako kluczowe kryterium

Rezydentem podatkowym w Polsce jesteś, jeśli:

masz tu centrum interesów życiowych (rodzina, mieszkanie, firma),
przebywasz w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Pełnienie funkcji w zagranicznej spółce nie zwalnia Cię z obowiązku rozliczenia dochodów w Polsce, jeśli spełniasz warunki rezydencji. Wtedy dochody z UK należy ująć w rocznym PIT.

2. Obowiązki podatkowe w Wielkiej Brytanii

2.1 Self Assessment – obowiązek złożenia deklaracji podatkowej

Każdy dyrektor spółki Ltd zarejestrowanej w Wielkiej Brytanii ma obowiązek złożenia rocznego zeznania podatkowego – nawet jeśli nie mieszka w UK, nie uzyskuje tam wynagrodzenia ani dochodów.
HMRC uznaje funkcję dyrektora za potencjalne źródło dochodu lub korzyści (np. dywidendy, świadczenia niepieniężne). Często nawet jeśli nie posiadamy dochodów, deklarację należy złożyć lub przynajmniej zarejestrować się i złożyć tzw. „zerową deklarację”. Brak działania może skutkować karą – nawet do 100% zaległego podatku.

W praktyce jeśli nie uzyskujesz dochodów z UK lub jeśli Twój dochód to wynagrodzenie rozliczane przez system PAYE to nie składa się Self Assessment.

2.2 Opodatkowanie wynagrodzenia – system PAYE

Wynagrodzenie wypłacane dyrektorowi przez brytyjską spółkę podlega opodatkowaniu w UK w ramach systemu PAYE, czyli z automatycznym potrąceniem zaliczek na podatek i ubezpieczenia społeczne.

Nawet jeśli dyrektor mieszka i pracuje zdalnie z Polski, jego wynagrodzenie może być opodatkowane w UK. Wynika to z zasady „źródła przychodu” i przepisów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

2.3 Koszty podróży i zakwaterowania – traktowane jako świadczenia

HMRC domyślnie przyjmuje, że miejscem pracy dyrektora jest UK. W związku z tym wszelkie zwroty kosztów podróży i zakwaterowania pokrywane przez spółkę stanowią świadczenie pracownicze (benefit in kind) i muszą być zgłaszane w formularzu P11D o ile nie zostały uwzględnione w systemie PAYE – jako dodatkowy dochód.

Formularz P11D wykazuje świadczenia rzeczowe przyznawane dyrektorowi – np. bilety lotnicze, hotel, auto. Jeśli koszty nie są wyłącznie służbowe lub firma pokrywa je z góry, muszą być opodatkowane.

W praktyce jeśli dyrektor sam pokrywa koszty służbowe, a firma zwraca je na podstawie dokumentów, nie trzeba ich zgłaszać w P11D ani PAYE.

Warunki zwolnienia:
Koszty muszą być wyłącznie służbowe, udokumentowane (np. faktury, raporty podróży), rozliczone według stawek HMRC (np. w przypadku kilometrówki – 45p/milę). W takim przypadku zwrot nie jest traktowany jako przychód.

3. Obowiązki wobec ZUS w Polsce

3.1 Umowa o pracę z brytyjską firmą – praca zdalna z Polski

Jeśli pracujesz z Polski dla firmy z UK i nie jesteś oddelegowany formalnie, podlegasz obowiązkowi ubezpieczeń społecznych w Polsce.

Zgodnie z unijnymi przepisami, pracownik świadczący pracę w kraju zamieszkania podlega tamtejszemu systemowi ubezpieczeń. Brytyjski pracodawca powinien Cię zgłosić do ZUS jako pracownika zagranicznego. Jeśli tego nie zrobi – możliwa jest alternatywa np w formie B2B (samozatrudnienia).

3.2 Samozatrudnienie / kontrakt B2B

W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, samodzielnie zgłaszasz się do ZUS i opłacasz składki według zasad obowiązujących dla przedsiębiorców (np. ulga na start, mały ZUS).

Ta forma bywa wygodna, jeśli firma z UK nie chce angażować się w polski system ubezpieczeń. Pamiętaj jednak, że to Ty odpowiadasz za zgłoszenie się i rozliczanie składek.

3.3 Formularz A1 – unikanie podwójnych składek

Formularz A1 potwierdza, że podlegasz ubezpieczeniu społecznemu wyłącznie w jednym kraju – np. w Polsce.

Jeśli go posiadasz, nie musisz płacić składek na ubezpieczenia w UK. Dokument wydaje ZUS. Obowiązuje zazwyczaj do 24 miesięcy. Bez tego formularza możesz zostać objęty brytyjskimi składkami NICs.

4. Obowiązki podatkowe w Polsce – dochody zagraniczne

4.1 Wynagrodzenie dyrektora

W Polsce wynagrodzenie z UK traktowane jest jako przychód z działalności wykonywanej osobiście i opodatkowane skalą 12% lub 32%. Można zastosować metodę odliczenia proporcjonalnego.

Podatek zapłacony w UK można odliczyć od zobowiązania w Polsce – ale nie więcej, niż wynosi podatek polski od tego dochodu. Konieczne jest rozliczenie w PIT-36 z załącznikiem ZG.

4.2 Dywidendy

Dywidendy od brytyjskiej spółki są w Polsce opodatkowane zryczałtowanym podatkiem 19%. Możliwe jest odliczenie podatku źródłowego zapłaconego w UK (zazwyczaj 0–10%).

Jeśli w UK pobrano np. 10% podatku u źródła, w Polsce dopłacasz tylko różnicę do 19%. Rozlicza się to w formularzu PIT-38 + ZG.

5. Przygotowanie i dokumentacja – o czym trzeba pamiętać

✅ Umowy, pasek wypłat (payslip), P60/P45, wyciągi bankowe
✅ Przeliczenie dochodów – wg kursu NBP z dnia poprzedzającego wpływ
✅ PIT-36 lub PIT-38 + załącznik ZG
✅ Formularz A1 – jeśli chcesz uniknąć podwójnych składek
✅ Terminy – dotrzymuj ich, by uniknąć kar

Potrzebujesz pomocy z rozliczeniem albo chcesz mieć pewność, że wszystko jest zgodne z przepisami?

Skonsultuj się z doradcą podatkowym lub skorzystaj z usług księgowości, która zna zarówno polski, jak i brytyjski system podatkowy.
Zadbaj o swoje bezpieczeństwo finansowe i uniknij niepotrzebnych kar.

W Oak & Berry doskonale znamy zarówno polski, jak i brytyjski system podatkowy, dzięki czemu możemy skutecznie wspierać naszych klientów w sprawach międzynarodowych i lokalnych. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz profesjonalnej pomocy — skontaktuj się z nami telefonicznie lub poprzez formularz kontaktowy. Chętnie pomożemy!

Wypełnij formularz na naszej stronie i rozpocznij proces jeszcze dziś!

O autorze

Jacek Łagódka

Managing Director | Accounting Advisor at Oak&Berry

Od ponad 10 lat związany z brytyjskim rynkiem księgowym i biznesowym. Specjalizuje się w obsłudze przedsiębiorców prowadzących działalność w Wielkiej Brytanii, ze szczególnym uwzględnieniem firm działających pomiędzy Polską a UK. W Oak & Berry odpowiada za rozwój firmy, współpracę z klientami oraz doradztwo w zakresie prowadzenia biznesu na rynku brytyjskim.

firma w Anglii obowiązki podatkowe podatki w Anglii zus