Koszty w spółce LTD, czyli co można zaliczyć do wydatków firmowych

Wydatki jakie ponosisz w związku z prowadzeniem firmy w UK mogą znacząco obniżyć wysokość należnego podatku dochodowego (Corporation Tax). Pamiętaj jednak, że nie każdą płatność czy zakup z konta firmowego można zaliczyć do kosztów w spółce LTD. Co mówią na ten temat brytyjskie przepisy? Przedstawiamy najważniejsze zasady zaliczania wydatków firmowych i przykłady kosztów w spółce LTD.

Spis treści

Koszty w spółce LTD — podstawowe zasady

W UK funkcjonują jasne i proste zasady dotyczące zaliczania wydatków poniesionych przez spółkę LTD jako koszt uzyskania przychodu. Są one podstawą, którą musisz znać, aby zadbać o interesy swojego przedsiębiorstwa i uniknąć problemów z rozliczeniami firmowymi.

Koszty uzyskania przychodu w spółce LTD to z zasady tylko te wydatki, które były niezbędne dla prowadzenia Twojej działalności. Mowa tu o płatnościach związanych bezpośrednio z funkcjonowaniem firmy.
Wydatki, które chcemy zaliczyć do kosztów w spółce LTD muszą mieć jednoznaczny cel związany z prowadzoną działalnością. Wydatków prywatnych, poniesionych na własny użytek nie można uznać za koszty firmowe – nawet jeśli płaciliśmy z konta firmowego.
Co do zasady, wydatki służbowe najlepiej opłacać z firmowego konta bankowego. Jeżeli dana płatność lub zakup zostały opłacone z konta prywatnego, ale kwalifikują się do kosztów firmowych, pracownik może odzyskać te środki od spółki, a przedsiębiorca “wrzucić je” w koszty uzyskania przychodu firmy.
Kluczową kwestią jest prowadzenie dokładnego rejestru kosztów. Przechowywanie i dokładne opisywanie faktur i rachunków ułatwi późniejsze rozliczenia.

Koszty spółki Limited — płatności firmowe i zgłaszanie wydatków z kont prywatnych

Do wydatków firmowych można zaliczyć płatności wykonane zarówno z konta firmowego spółki, jak i z kont prywatnych dyrektorów oraz pracowników. W tym drugim przypadku, aby odzyskać środki wydane z konta prywatnego, należy zgłosić dany wydatek do spółki wraz z dokumentem potwierdzającym płatność (np. fakturą, rachunkiem). By sprawnie prowadzić rejestr wydatków pracowniczych, warto sporządzić prostą instrukcję lub listę przykładowych kosztów, za które pracownik może uzyskać zwrot.

Jak prowadzić rejestr wydatków w spółce LTD?

Rejestr kosztów w spółce LTD należy prowadzić rzetelnie, zachowując wszelką potrzebną dokumentację. Wszystkie istotne rachunki warto przechowywać w formie fizycznych i cyfrowych kopii. To bardzo ważne, ponieważ wydatki nieudokumentowane mogą zostać podważone przez HMRC.

Jakie wydatki można zaliczyć jako koszty spółki Limited w UK?

Badania lekarskie, w tym badanie wzroku — dotyczy pracowników, którzy często używają do pracy komputerów. Istnieje możliwość odliczenia kosztów okularów i soczewek, o ile są one używane wyłącznie do pracy.
Zakup sprzętu — dotyczy urządzeń wykorzystywanych w pracy i niezbędnych do uzyskania przychodu.
Opłaty bankowe — przykładowo: opłaty za prowadzenie konta czy odsetki od karty kredytowej.
Ubezpieczenie biznesowe — polisy ubezpieczeniowe wykorzystywane wyłącznie do celów biznesowych.
Reklama — dokładniej: wszystkie działania reklamowe, marketingowe i PR mające za cel promocję firmy, podejmowane stale lub jednorazowo.
Opłaty za zakwaterowanie — jeśli podczas podróży służbowej musisz spędzić noc poza domem. Dodatkowo przysługuje Ci zwrot kosztów za jedzenie i picie.
Koszty podróży — dokładniej: wyjazdy w celach biznesowych. Nie dotyczy to codziennych dojazdów do stałego miejsca pracy. W przypadku dojazdów samochodem do tymczasowego miejsca pracy, możesz ubiegać się o zwrot 45 pensów na milę za pierwsze 10 000 mil, później po 25 pensów za każdą kolejną. Zwroty obejmują też motocyklistów (24 pensy za milę) i rowerzystów (20 pensów za milę).
Rachunki za telefon — w przypadku umowy na telefon na firmę i wykorzystywania go tylko do celów biznesowych cały rachunek uznaje się za wydatek biznesowy. W przypadku telefonu prywatnego musisz oddzielić użytek firmowy od osobistego i możesz domagać się zwrotu tylko części kosztów.
Wydatki poniesione w związku z rozwojem zawodowym — koszty szkoleń i kursów związanych z działalnością firmy lub służące rozwijaniu jej oferty.
Służbowe subskrypcje — gazety, książki, czasopisma, które są związane z wykonywanym zawodem.
Koszty gospodarstwa domowego — jeżeli siedziba firmy znajduje się w Twoim domu, możesz ubiegać się o zwrot części kosztów mediów.
Roczne wydatki na imprezy pracownicze — dotyczy tych imprez, które są corocznymi wydarzeniami dla wszystkich osób zatrudnionych, a koszt na jedną osobę nie przekracza 150 GBP.
Wynagrodzenia pracowników oraz koszty składek na ubezpieczenie społeczne pracowników ponoszone przez pracodawcę.
Świadczenia emerytalne — możesz uzyskać do 100% ulgi podatkowej za wpłatę pieniędzy do programu emerytalnego (limit kwotowy).

Koszty w spółce LTD – podsumowanie

Koszty w spółce LTD to bardzo ważny temat w kontekście prowadzenia przedsiębiorstwa i gospodarowania firmowym budżetem. Efektywne zarządzanie kosztami przynosi wymierne oszczędności: umożliwia obniżenie podatku dochodowego (Corporation Tax). Najważniejsze zasady kwalifikowania wydatków do kosztów spółki LTD sprowadzają się do dwóch kryteriów. Pierwsze kryterium dotyczy tego, czy wydatek był niezbędny dla funkcjonowania firmy i bezpośrednio związany z jej działalnością. Drugie kryterium dotyczy tego, czy dana płatność została poniesiona w całości na cele firmowe.

Naturalnie, w niektórych przypadkach szczegółowe regulacje dotyczące kwalifikowania kosztów w spółce LTD mogą być niejednoznaczne. W takiej sytuacji warto skonsultować się z biegłym księgowym.

Potrzebujesz pomocy? Uzupełnij krótki formularz, a odezwiemy się do Ciebie.

Wypełnij formularz na naszej stronie i rozpocznij proces jeszcze dziś!

O autorze

Jacek Łagódka

Managing Director | Accounting Advisor at Oak&Berry

Od ponad 10 lat związany z brytyjskim rynkiem księgowym i biznesowym. Specjalizuje się w obsłudze przedsiębiorców prowadzących działalność w Wielkiej Brytanii, ze szczególnym uwzględnieniem firm działających pomiędzy Polską a UK. W Oak & Berry odpowiada za rozwój firmy, współpracę z klientami oraz doradztwo w zakresie prowadzenia biznesu na rynku brytyjskim.

Corporation Tax Koszty w spółce LTD podatek dochodowy w Anglii