Rzetelnie prowadzona księgowość pozwala przedsiębiorcy skupić się na tym, co dla niego najważniejsze – czyli na prowadzeniu biznesu i rozwijaniu go. Co jednak zrobić w sytuacji, gdy rozliczające Cię biuro popełnia błędy, nie odbiera telefonów, a na uzyskanie od niego porady lub odpowiedzi na zadane pytanie musisz czekać tygodniami? Najprostsze rozwiązanie to zmiana firmy prowadzącej księgowość. Kiedy najlepiej to zrobić? Jak wygląda zmiana księgowości spółki LTD w praktyce? Przedstawiamy opis tej procedury – krok po kroku – i podpowiadamy, na co zwrócić uwagę przy dopełnieniu formalności.
By zmiana biura prowadzącego księgowość spółki LTD była “bezbolesna”, należy odpowiednio się do tego przygotować. Od czego zacząć? Przede wszystkim – sprawdzić terminy rozliczeń i zgromadzić niezbędne dokumenty. Warto również zebrać informacje, które pomogą ustalić zakres obowiązków nowego księgowego – a tym samym wysokość opłaty za jego usługi.
Zmiana księgowości spółki LTD – procedura
1. Ustalenie warunków współpracy
Pierwszą rzeczą, jaką należy ustalić podejmując współpracę z nowym biurem księgowym, jest moment startu umowy.
Przeważnie klienci decydują się na zmianę biura księgowego w czasie obowiązywania umowy na księgowość z innym biurem – w trakcie roku obrachunkowego spółki. Należy więc sprawdzić, kiedy kończy się okres rozliczeniowy spółki i jaki jest okres wypowiedzenia umowy z dotychczasowym księgowym.
Przykład:
Okres rozliczeniowy spółki XYZ zaczyna się 1 kwietnia, a kończy 31 marca. Umowa z dotychczasowym biurem księgowym również kończy się 31 marca.
W tej sytuacji umowę z nowym biurem warto podpisać od 1 kwietnia – tak, aby zaczęła obowiązywać dzień po wygaśnięciu poprzedniej.
Jeśli zależy nam na czasie i chcemy, by nowa firma jak najszybciej zajęła się rozliczeniem spółki, umowę można podpisać w dowolnym terminie. Będzie to jednak oznaczało dodatkowe koszty, bo nowy księgowy będzie musiał rozliczyć cały bieżący rok obrachunkowy.
Drugą sprawą jest ustalenie szczegółowego zakresu prac, jakie ma wykonywać dla nas nowy księgowy – i jego wynagrodzenia.
Jakie informacje będą tu istotne? Przede wszystkim: liczba dokumentów księgowych, które generuje spółka (w skali miesiąca), liczba osób zatrudnionych na payroll (dyrektorzy i pracownicy) oraz wysokość rocznego obrotu.
O co należy zapytać księgowego? Najważniejszą dla nas kwestią powinno być to, jakie rozliczenia zostaną przygotowane w ramach ustalonej opłaty lub abonamentu. Dowiedz się więc, czy możesz liczyć na złożenie: Confirmation Statement, CT600 do HMRC, Accounts do Companies House, oraz rozliczenia Self Assessment dyrektorów.
2. Umowa, pełnomocnictwa
Kolejnym krokiem jest podpisanie umowy o świadczeniu usług księgowych – oraz niezbędnych upoważnień. Osoba przejmująca rozliczenie spółki będzie bowiem potrzebować naszego pełnomocnictwa do kontaktu z dotychczasowym biurem księgowym, przejęcia ksiąg rachunkowych i reprezentowania spółki w kontakcie z HMRC.
3. Przekazanie dokumentów
Ostatnim etapem jest przekazanie nowej firmie księgowej dokumentacji spółki niezbędnej do prowadzenia rozliczeń. Chodzi tu o:
- Authentication Code,
- numer UTR,
- numery PAYE (jeśli zostały nadane),
- payslipy za wszystkie okresy oraz rozliczenie P60 za poprzedni rok,
- pozostałą korespondencję z CH oraz HMRC,
- hasło i login do konta Government Gateway w HMRC,
- numery UTR dyrektorów (jeśli zostały nadane).
Jeśli te informacje i dokumenty są w posiadaniu dotychczasowego biura księgowego, nowy księgowy przejmie je dzięki pełnomocnictwu.
W razie jakichkolwiek problemów z dokumentami spółki (np. zagubienia lub braku możliwości przejęcia od poprzedniego księgowego) – zawsze można kontaktować się z HMRC celem ich odzyskania.
Zmiana księgowości spółki LTD – case study
Z prośbą o przejęcie księgowości spółki LTD zgłosił się do nas m.in. pan Łukasz. Jak wyjaśnił, zdecydował się zerwać współpracę z dotychczasowym księgowym z uwagi na utrudniony kontakt (wyłącznie mailowy) oraz wątpliwości co do jego wiedzy merytorycznej (o pierwsze dokumenty do rozliczenia księgowy poprosił po 12 miesiącach od zarejestrowania spółki).
Nasz specjalista wyczerpująco odpowiedział na pytania pana Łukasza. Wyjaśnił, że dokumenty do księgowości spółki LTD wysyła się na koniec roku tylko i wyłącznie w przypadku, gdy:
- nie robimy wypłat pensji dyrektorskiej,
- spółka nie jest zgłoszona do VAT,
- wynagrodzenie miesięczne dyrektora nie przekracza 490 funtów.
Jednocześnie nasz specjalista zwrócił uwagę pana Łukasza, że dokonywanie wypłat wynagrodzenia dyrektorskiego łączy się z obowiązkiem informowania o tym księgowego. Osoba prowadząca rozliczenia spółki powinna uzyskać informację o wysokości wypłaty za miniony miesiąc najpóźniej do 5. dnia następnego miesiąca. Jest to niezbędne do przygotowania odcinka wypłaty (ang. payslip), na którym wyszczególniony jest podatek i składka do HMRC.
Po ustaleniu warunków współpracy i podpisaniu umowy, nasz specjalista skontaktował się z poprzednim księgowym pana Łukasza celem odebrania dokumentacji firmowej spółki. Przejęcie dokumentacji zostało sfinalizowane następnego dnia. Dotychczasowe rozliczenia zostały zweryfikowane przez certyfikowanego księgowego, który dokonał niezbędnych korekt.
Dzięki udzielonemu przez pana Łukasza pełnomocnictwu jego udział w całym procesie był minimalny.
Zmiana księgowości spółki LTD – pomoc
Nie masz pełnego wglądu w sytuację rozliczeń Twojej spółki? Nie zadowala Cię wsparcie firmy prowadzącej Twoje rozliczenia? Skontaktuj się z nami. Nasi specjaliści odpowiedzą na wszystkie Twoje pytania i przygotują ofertę dopasowaną do Twoich faktycznych potrzeb.
Z opiniami o poziomie świadczonych przez nas usług możesz zapoznać się, klikając tutaj: https://oakandberry.com/ksiegowosc-spolki-ltd-w-anglii/.
Czytaj również:
Brexit a firma w UK. Co oznacza Brexit dla Polaków i polskich firm?
Exit tax a firma za granicą. Kto zapłaci podatek od wyprowadzki
Konwencja MLI i co z niej wynika. Nowe zasady rozliczeń dla pracujących za granicą
Sprzedaż na Amazon a VAT w Europie. Księgowość sprzedaży na Amazon
Emerytura w UK dla dyrektora spółki LTD
Firma w Anglii, pracownik w Polsce. Jak rozliczyć się ze spółką Limited?
Kto może założyć firmę w Anglii? Sprawdź, w których branżach możesz działać jako spółka LTD
Doradca klienta z kilkunastoletnim doświadczeniem. W Oak & Berry odpowiada za pierwszy kontakt telefoniczny oraz mailowy - to właśnie z nim najprawdopodobniej będziesz rozmawiał, decydując się na kontakt z naszym biurem. Od ponad 10 lat pomaga firmom z Polski w zakładaniu firm w Anglii. W tym czasie współpracował z setkami polskich przedsiębiorców, pomagając im w rejestracji spółek, otwieraniu kont bankowych oraz rejestracji VAT. Przykłady jego pracy obejmują pomoc dla polskiej firmy IT w założeniu oddziału w Londynie oraz doradztwo dla polskiej firmy transportowej w zakresie przepisów podatkowych w UK. Pomoc w wyborze odpowiedniej formy prowadzenia działalności w Anglii, pomoc w uzyskaniu licencji czy wsparcie w programie wizowym - to tylko niektóre obszary, w których Wojtek może podzielić się swoim doświadczeniem.
Posiada doświadczenie w pracy z klientami z branży: informatycznej i nowych technologii, szkoleniowej, e-commerce, transportu i spedycji, budowlanej.
W swojej pracy ceni sobie wysoką kulturę osobistą, szczerość i otwartość podczas rozmowy z klientami. W wolnym czasie gra w koszykówkę, zgłębia tajniki inwestycji w kryptowaluty oraz chodzi na długie spacery ze swoimi psami.
Wojciech Dąbek