Spółka LTD w UK z oddziałem w Polsce - procedura, koszty, wymagane dokumenty

Rejestracja oddziału spółki Ltd z siedzibą w Wielkiej Brytanii w Polsce na przestrzeni ostatnich miesięcy mocno zyskuje na popularności. Powód? Brexit, zmiany przepisów podatkowych na terenie Rzeczpospolitej, zmiany w systemie zatrudniania pracowników w Wielkiej Brytanii. O skutkach Brexitu oraz innych kluczowych zmianach dla przedsiębiorców informujemy na naszym blogu – Brexit z umową handlową. Co Brexit deal oznacza dla polskich pracowników i przedsiębiorców w UK oraz dla handlu z UK? oraz Jak zatrudniać obywateli UE po Brexit – wizy, Settled Status

Szczególnie częstym powodem, dla którego przedsiębiorcy decydują się na rejestrację oddziału spółki Ltd jest potrzeba zatrudniania pracowników w Polsce oraz ekspansja swojego biznesu do Polski.

Spis treści

Firma w Anglii, oddział w Polsce

W dzisiejszym wpisie pokażemy Państwu jak wygląda procedura rejestracji oddziału spółki Ltd w Polsce. O rejestracji oddziału polskiej spółki na terenie Wielkiej Brytanii pisaliśmy w naszym wcześniejszym opracowaniu, do lektury którego również zapraszamy.

Zanim przejdziemy do opisu wymaganych dokumentów, kosztów oraz procedury warto odpowiedzieć na pytanie: kiedy warto rejestrować oddział w Polsce i w jaki sposób jest on rozliczany?

Rejestracja oddziału spółki Ltd w Polsce to rozwiązanie dla wszystkich przedsiębiorców, którzy chcą rozszerzyć swoją działalność o nowy rynek, otworzyć biuro w nowej lokalizacji, czy na przykład zyskać możliwość zatrudniania pracowników z Polski na umowę o pracę. Zdarza się, że przedsiębiorcy decydują się na rejestrację oddziału w Polsce, aby spełnić wymagania przetargowe lub negocjowanego kontraktu z klientem.

Oddział spółki Ltd w Polsce jest traktowany jako pewnego rodzaju “przedłużenie” działalności prowadzonej w Anglii i może zajmować się jedynie tym czym spółka macierzysta. Przykładowo: jeśli chcemy zarejestrować oddział firmy transportowej w Polsce, to oddział również będzie mógł zajmować tylko i wyłącznie transportem.

Jeśli chodzi o kwestie podatkowe to oddział musi prowadzić rachunkowość zgodnie z obowiązującymi przepisami w Polsce i to w Polsce zapłaci podatek od wszystkich swoich dochodów uzyskanych na terenie tego kraju. Warto podkreślić, że wyniki finansowe zagranicznego oddziału konsolidowane są w rozliczeniach spółki Ltd w Wielkiej Brytanii. Tak więc przed podjęciem decyzji o rejestracji oddziału, warto się upewnić, że nasz księgowy posiada odpowiednią wiedzę oraz doświadczenie aby dobrze zaksięgować wszystkie operacje z tym związane.

Spółka LTD z oddziałem w Polsce – przykład

W naszym przykładzie wykorzystamy sprawę, nad którą ostatnio pracowaliśmy, bez udostępniania danych tej firmy.

Zgłosił się do nas Klient, którego spółka Ltd zajmuje się produkcją filmową. Klient chce zarejestrować oddział spółki Ltd, który ma zajmować się kupowaniem i wynajmowaniem nieruchomości w Polsce. W związku z tym, że oddział może prowadzić działalność jedynie w tym obszarze w którym działa spółka macierzysta konieczne było rozszerzenie działalności spółki LTD w UK. Dlatego przed rozpoczęciem procedury rejestracji oddziału, musieliśmy dokonać odpowiednich zmian w brytyjskim rejestrze firm Companies House. W związku z tym przed uzyskaniem wypisu z rejestru spółek do aktualnego kodu SIC ((brytyjski odpowiednik kodów PKD) 59112 – Video production activities, dopisujemy kod SIC 68209 – Other letting and operating of own or leased real estate. Co ciekawe standardowo, w brytyjskim systemie spółka może posiadać maksymalnie 4 kody SIC wskazujące jej główne obszary działalności.

Tego typu zmiany w rejestrze dokonuje się poprzez złożenie deklaracji Confirmation Statement. Czas potrzebny na akceptację deklaracji to maksymalnie 48 godzin, chociaż zazwyczaj wszystkie zmiany są przetwarzane na bieżąco. Po dokonaniu zmian w rejestrze CH, możemy przystąpić do zbierania dokumentów i przygotowania odpowiednich uchwał. Poniżej przedstawiamy pełną listę dokumentów, które będą potrzebne do złożenia wniosku w KRS o rejestrację oddziału w Polsce.

Lista wymaganych dokumentów do rejestracji oddziału:

Do rejestracji oddziału spółki zagranicznej w Polsce wymagany jest szereg dokumentów:

dokument potwierdzający, że pomiędzy państwem zagranicznego przedsiębiorcy a Polską jest spełniona tzw. zasada wzajemności
decyzja właściwego organu zagranicznego przedsiębiorcy w sprawie utworzenia oddziału oraz miejsca jego działalności,
decyzja dotycząca wyznaczenia osoby reprezentującej przedsiębiorcę zagranicznego w powołanym oddziale,
uwierzytelniona kopia umowy spółki oraz jej tłumaczenie (kopia umowy powinna być poświadczona przez notariusza w UK, a wersja w języku polskim powinna zostać przygotowana przez tłumacza przysięgłego) opatrzona pieczęcią apostille
odpis z właściwego rejestru zagranicznego przedsiębiorcy wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem opatrzona pieczęcią apostille
wniosek i opłaty sądowe w PL

Po przygotowaniu wszystkich powyższych dokumentów składany jest wniosek do sądu wraz z opłatą. Jeśli dokumenty są kompletne to czas na otrzymanie decyzji wynosi około 3-4 tygodnie. Pamiętaj aby korzystać z usług doświadczonych kancelarii, ponieważ nawet najmniejszy błąd we wniosku lub dokumentacji może bardzo wydłużyć ten proces.

Rejestracja oddziału spółki LTD w Polsce – wady i zalety

W znakomitej większości decyzja o rejestracji oddziału spółki w danym kraju jest podejmowana z powodu konkretnych czynników zewnętrznych – np. potrzeba zatrudnienia pracowników czy spełnienie warunków kontraktu. Warto jednak poznać najważniejsze wady oraz zalety takiego rozwiązania, aby lepiej przygotować swój biznes na takie przedsięwzięcie.

Zalety oddziału spółki Ltd:

idealne rozwiązanie dla firm, które chcą wejść na rynek w Polsce prowadząc działalność z Wielkiej Brytanii;
ułatwiony przepływ środków między oddziałem oraz spółką;
możliwość zatrudniania pracowników z Polski;

Wady oddziału spółki Ltd:

pełna odpowiedzialność finansowa oraz prawna spółki Ltd za oddział;
wyższe koszty księgowości spółki Ltd (w rozliczeniach spółki trzeba uwzględnić wynik oddziału);
konieczność tłumaczenia dokumentów księgowych oddziału (przy współpracy z anglojęzycznym biurem i/lub na żądanie HMRC)

Rejestracja oddziału spółki Ltd w Polsce nie jest jedynym rozwiązaniem, które przedsiębiorcy z Wielkiej Brytanii mają do dyspozycji chcąc rozwijać swój biznes o nowe rynki. Innym rozwiązaniem może być rejestracja spółki zależnej – jakie są różnice i co lepiej wybrać możecie przeczytać w naszym wpisie. Jeśli nadal nie są Państwo pewni co będzie najlepsze dla Ciebie oraz Twojej firmy zapraszamy do kontaktu. Nasi specjaliści z przyjemnością odpowiedzą na wszelkie pytania. Zapraszamy do kontaktu.

Wypełnij formularz na naszej stronie i rozpocznij proces jeszcze dziś!

O autorze

Wojciech Dąbek

CEO | DORADCA KLIENTA BIZNESOWEGO at Oak&Berry

Przez wiele lat związany z Oak & Berry, gdzie zajmował się współpracą z klientami oraz wsparciem przedsiębiorców prowadzących działalność w Wielkiej Brytanii.

Autor wybranych artykułów opublikowanych na blogu Oak & Berry.