Zatrudnienie pracownika w Anglii wiąże się z szeregiem obowiązków, o których pracodawca nie powinien zapomnieć. Rejestracja w systemie PAYE, składki National Insurance, ulgi i ubezpieczenia, wysokość kwoty wolnej od podatku w bieżącym roku podatkowym – to tylko kilka spośród najważniejszych zagadnień, z jakimi musimy się zapoznać, planując przyjęcie kogoś do firmy.

Zatrudnienie pracownika w Anglii: system PAYE

By móc legalnie zatrudnić pracownika w UK, najpierw zarejestruj swoją firmę w systemie PAYE (ang. Pay As You Earn – dosł. “Płać, Gdy Zarabiasz”). System PAYE jest prowadzony przez HMRC (ang. Her Majesty’s Revenue and Customs – “Urząd Podatkowy i Celny Jej Królewskiej Mości”), czyli brytyjski odpowiednik Urzędu Skarbowego.

System PAYE służy do rozliczania podatku dochodowego i składek na ubezpieczenie społeczne (ang. National Insurance), dlatego proces rejestracji musi zostać zakończony przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia pracownika.

Do systemu PAYE przekazywane są wszelkie informacje o wynagrodzeniu pracownika: jego miesięcznych zarobkach, premiach, bonusach i zasiłkach (np. z tytułu choroby, urlopu macierzyńskiego, etc).

Co ważne, każda wypłata, jaką otrzyma pracownik musi zostać udokumentowana PAYSLIPEM, czyli odpowiednikiem polskiego odcinka wypłaty. Do wystawienia payslipa potrzebne są następujące informacje:

– dane pracownika (adres zamieszkania w UK, numer ubezpieczenia National Insurance),
– wysokość wynagrodzenia brutto i netto,
– wysokość potrąceń na ubezpieczenie National Insurance i podatek dochodowy,
– wysokość składki emerytalnej (*o ile jest opłacana).

Wypłata wynagrodzenia pracownika za dany miesiąc musi zostać zgłoszona do HMRC najpóźniej do piątego dnia następnego miesiąca (przykład: o wypłacie za miesiąc styczeń informujemy najpóźniej 5. lutego). Firma, która zaniedba ten obowiązek, musi liczyć się z karą finansową.

Zatrudnienie pracownika w Anglii: składki National Insurance

Składka na ubezpieczenie społeczne – National Insurance – składa się z dwóch części: pierwszą z nich opłaca pracodawca, druga jest potrącana z wynagrodzenia pracownika.

Wysokość składki zależy od wysokości dochodu pracownika oraz jego kodu podatkowego. Najczęściej nadawanym kodem jest “A”, który dotyczy większości osób pracujących (wyjątkami są m.in. osoby poniżej 25 r.ż., stażyści, osoby w wieku emerytalnym, czy osoby otrzymujące wynagrodzenie od więcej niż jednego pracodawcy).

Wysokość składki na ubezpieczenie opłacanej przez pracodawcę w przypadku pracownika z kodem “A” wygląda następująco:

– od dochodu miesięcznego w przedziale od 512 do 719 funtów – nie jest naliczana,
– od dochodu miesięcznego w przedziale od 719 do 4 167 funtów – wynosi 13,8 proc.,
– dla dochodu miesięcznego powyżej 4 167 funtów – wynosi 13,8 proc.

Przykład. Wysokość składki płaconej przez pracodawcę od wynagrodzenia pracownika, który zarabia 4200 funtów miesięcznie obliczamy w następujący sposób:

– za pierwsze 719 funtów wynagrodzenia = 0 funtów
– za część wynagrodzenia w przedziale od 719 do 4 167 = 13,8 proc. x 3 448 = 475,82 funtów,
– za pozostałą część wynagrodzenia (czyli powyżej 4 167) = 13,8 proc. x 33 = 4,55 funta

Łącznie: 0 + 475,82 + 4,55 = 480,37 funta.

Wysokość składki na ubezpieczenie opłacanej przez pracownika z kodem “A” wygląda następująco:

– od dochodu miesięcznego w przedziale od 512 do 719 funtów – nie jest naliczana,
– od dochodu miesięcznego w przedziale od 719 do 4 167 funtów – wynosi 12 proc.,
– dla dochodu miesięcznego powyżej 4 167 funtów – wynosi 2 proc.

Przykład. Wysokość składki płaconej przez pracownika, który zarabia 4200 funtów miesięcznie obliczamy w następujący sposób:

– za pierwsze 719 funtów wynagrodzenia = 0 funtów
– za część wynagrodzenia w przedziale od 719 do 4 167 = 12 proc. x 3 448 = 413,76 funtów,
– za pozostałą część wynagrodzenia (czyli powyżej 4 167) = 2 proc. x 33 = 0,66 funta

Łącznie: 0 + 413,76 + 0,66 = 414,42 funta.

Informację o składkach obowiązujących dyrektorów spółek LTD znajdziesz w tekście “Dyrektor w spółce LTD – składki, podatki, przepisy”.

Zatrudnienie pracownika w Anglii: kwota wolna od podatku (Personal Allowance)

Planując zatrudnienie pracownika w firmie i związane z tym koszty, warto wziąć pod uwagę wysokość aktualnie obowiązującej kwoty wolnej od podatku (ang. Personal Allowance). W roku podatkowym 2019/2020 wynosi ona 12 500 funtów. Z wstępnych prognoz brytyjskiego rządu wynika natomiast, że do 2022 roku jej wysokość może wzrosnąć do ponad 13 000 funtów.

Wysokość progów podatkowych w UK w roku podatkowym 2019/2020 prezentuje się następująco:

– od dochodu rocznego do 12 500 funtów – 0 proc.
– od dochodu rocznego w przedziale od 12 501 do 50 000 funtów – 20 proc.
– od dochodu rocznego w przedziale od 50 001 do 150 000 funtów – 40 proc.
– od dochodu rocznego w wysokości powyżej 150 000 – 45 proc.

Zatrudnienie pracownika w Anglii: ulga dla pracodawcy (Employment Allowance)

Przy planowaniu kosztów zatrudnienia pracownika warto także pamiętać o uldze podatkowej dla pracodawcy (ang. Employment Allowance), która pozwala zaoszczędzić na składkach National Insurance opłacanych przez pracodawcę nawet 3 000 funtów rocznie.

O ulgę można ubiegać się w dowolnym momencie w roku podatkowym.

Co ważne, ulga ta nie dotyczy firm, w których dyrektor jest jedynym zatrudnionym pracownikiem.

Zatrudnienie pracownika w Anglii: ubezpieczenie odpowiedzialności pracodawcy (Employers’ Liability Insurance)

Employers’ Liability Insurance, czyli ubezpieczenie odpowiedzialności pracodawcy, jest w UK obowiązkowe. Musi posiadać je każda firma, która zatrudnia pracowników – nawet w niepełnym wymiarze godzin, czy na zasadzie wolontariatu.

Ubezpieczenie to pokrywa koszty odszkodowań i opłaty prawne roszczeń pracowników (również byłych). Przykład: pozew pracownika z związku z obrażeniem lub chorobą nabytą wskutek pracy wykonywanej w firmie.

Co ważne – zgodnie z wymogiem ustawowym, ubezpieczenie musi opiewać na kwotę minimum 5 mln funtów i musi być wystawione przez autoryzowanego ubezpieczyciela.

Kara za nieposiadanie ubezpieczenia odpowiedzialności pracodawcy może wynieść nawet 2 500 funtów dziennie.

Zatrudnienie pracownika w Anglii: program emerytalny dla pracowników (Pension Scheme)

W UK firma zatrudniająca pracowników na umowę o pracę musi posiadać program emerytalny dla pracowników (ang. Pension Scheme). Obowiązek prawny ‘Auto Enrolment’ nakazuje każdemu pracodawcy sprawdzenie, czy zatrudniony przez niego pracownik kwalifikuje się do uczestnictwa w programie, a jeśli się kwalifikuje – odprowadzanie za niego składek na indywidualne konto w zakładowym funduszu.

Pracodawca, który nie wywiąże się z obowiązku prowadzenia zakładowego programu emerytalnego i opłacania w nim składek musi liczyć się z karą finansową w wysokości do 10 tys. funtów.

Co ważne, w sytuacji, gdy żaden pracownik firmy nie spełnia kryteriów kwalifikujących do uczestnictwa w programie, pracodawca musi złożyć do HMRC pisemną deklarację w tej sprawie.

Z obowiązku ‘Auto Enrolment’ zwolnione są firmy, w których dyrektor jest jedynym zatrudnionym pracownikiem.